உங்கள் கூட்டங்கள் பயனுள்ளதா?
டாக்டர் பாலசாண்டில்யன், மனநல/தொழில் ஆலோசகர்
நாம் அன்றாடம் பலவிதமான கூட்டங்கள் நடத்துகிறோம். அவை எல்லாமே பயனுள்ளதாக இருக்கின்றனவா ? கூட்டங்கள் ஓர் அமைப்பு அல்லது நிறுவனத்தின் குறியீடுகள். கூட்டங்கள் குறைவாக இருந்தால், நிறுவனம் அல்லது அமைப்பு சீராகவும் சிறப்பாகவும் இருக்கும் என்பதில் சந்தேகமில்லை என்கிறார் நிர்வாக குரு திரு பீட்டர் ட்ரக்கர்
பெரும்பாலான நிறுவனங்களில் மற்றும் அமைப்புகளில் மக்கள் கூட்டங்களுக்கு எவ்வளவு நேரம் செலவிடுகிறார்கள் என்று அறியும் போது நிச்சயம் அதிர்ச்சி அடைவீர்கள்.
கூட்டங்களில் பெரும்பாலான மக்கள் அதிகபட்ச நேரத்தை செலவழித்து விட்டு பணிக்கு நேரமில்லாமல் விழிப்பதை நாம் பார்த்திருப்போம். சிலர் கூட்டம் என்றால் பயப்படுகிறார்கள். சிலர் வெறுக்கிறார்கள். சிலர் தவிர்க்கிறார்கள். சிலர் கலந்து கொண்டு தவிக்கிறார்கள். சிலர் மட்டும் விரும்புகிறார்கள். ஏனெனில் அவர்களின் நேரம் எப்படியோ கழிகிறது. மக்களை சந்திக்கின்றனர். காலம் கடத்த முடிகிறது.
ஒவ்வொரு நல்ல தலைவரும் பயனுள்ள தீர்வுகள் தருகிற கூட்டங்களை அமைக்கும் நடத்தும் கலையில் தேர்ச்சி பெற்றவராக இருத்தல் வேண்டும்.
கூட்டங்கள் என்பது மனித இயற்கை மற்றும் மனிதனின் தேவை என்பதில் ஐயமில்லை. இந்த தேவையை மனதில் கொண்டு அரசியல் இயக்கங்கள், அமைப்புகள், கிளப் இவையெல்லாம் செழித்து வளர்ந்தன என்பது வரலாற்று உண்மை. இந்த கருத்தை அப்படியே ஒதுக்கி விட முடியாது.
பண்டைய உலகில் கூட கூட்டங்கள் இன்றியமையாத ஒன்றாக இருந்திருக்கிறது. கிராமத்து மக்கள் எப்போதும் ஒன்று கூடி தமது யோசனைகளை முன்வைத்து தங்கள் வாழ்க்கையை எப்படி காத்துக் கொள்ளலாம் சீரமைத்துக் கொள்ளலாம் என்று சிந்தித்து இருக்கிறார்கள்.
இத்தகைய கூட்டங்களும் அவற்றில் அளிக்கப்பட்ட யோசனைகள், எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் உலகையே புரட்டிப் போட்டுள்ளன என்பது திண்ணம்.
இன்றைய காலகட்டங்களிலும் கூட கூட்டங்கள் அவசியம் ஆகிறது.
கி. மு 600 களில் கூட்டங்கள் 'அகோரா' எனும் ஊருக்கு நடுவில் உள்ள ஓர் இடத்தில் நடைபெறும். அப்படியான 'அகோரா கூட்டங்கள்' தான் பின்னாளில் சாக்ரடீஸ், புளூட்டோ, அரிஸ்டாட்டில், மற்றும் அலேக்சாண்டர் போன்றோரை உருவாக்கின என்று அறிய முடிகிறது.
அத்தைகைய 'அகோரா கூட்டங்களில்' தத்துவம், அரசியல், மதம் மற்றும் அறிவியல் விவாதிக்கப்பட்டு உள்ளன என்கிற சான்று உள்ளது.
அப்படித்தான், நமது பாரம்பரிய இந்திய தேசத்தில் குருகுலங்கள் வளர்க்கப்பட்டன. அங்கே குருவும் சீடர்களும் யோசனைகள் பற்றிய பல விவாதங்களை மேற்கொண்டனர்.
அன்றைய மன்னர்களும் தமது ராஜ்ஜியம் மற்றும் அரசாட்சி குறித்த பல்வேறு விஷயங்களை கூட்டங்கள் மூலம் விவாதித்து நல்ல தீர்வுகளும் முடிவுகளும் கண்டனர்.
நமது இன்றைய கூட்டங்களை பாருங்கள். நினைத்தால் நமக்கே சிரிப்பு வரும் சமயத்திலே.
நாம் என்னவெல்லாம் செய்கிறோம் இந்த கூட்டங்களிலே ? கருத்துக்கள் தாண்டி மக்கள் பற்றி, நிகழ்வுகள் பற்றி, அமைப்பு மற்றும் நிறுவன அரசியல் பற்றி...இவை தாண்டி கிசுகிசுக்கள் மற்றும் வதந்திகள் பற்றி கூடத்தான். ஆச்சரியம் என்ன?
நமது கூட்டங்கள் ஒத்துழைப்பை நல்குகின்றனவா அல்லது மோதல்கள் மற்றும் முரண்பாடுகளை வழங்குகின்றனவா? நமக்கே தெரியும் நமக்கு கிடைப்பது பற்றி.
நாம் யோசனைகளை விவாதிக்கிறோமா? பிறர் அபிப்ராயங்களை கேட்கிறோமா? அவற்றை ஏற்கிறோமா? அதன் விளைவாக நல்ல முடிவுகளை எடுக்கிறோமா ? அல்லது நமது பேச்சுத்திறனை மட்டும் வெளிப்படுத்துகிறோமா? விடை இங்கே தேவையில்லை. அது பற்றிய விவாதங்களும் தான். நம்மை நாம் அறிவோம்.
நமது கூட்டங்கள் பெரிதும் பேரழிவில் முடிகின்றது, ஏன் தெரியுமா ?
கூட்டங்களுக்கு சரியான நிகழ்ச்சி நிரல், கால அவகாசம், யார் கூட்டங்களில் கலந்து கொள்வது என்கிற தெளிவு இல்லாத பொழுது கூட்டங்கள் பெரிதும் பேரழிவில் முடிகின்றது. சரி தானே?
உற்பத்தி திறன் மற்றும் நல்ல விளைவுகள் கூட்டங்களில் இருந்து வர வேண்டும் என்று விரும்புகிறீர்களா ?
இதோ இந்த 7 பொன்னான விதிகளை கடைபிடித்தால் போதும்.
1. நிகழ்ச்சி நிரல் முக்கியம்
நிகழ்ச்சி நிரல் இல்லாமல் எந்த கூட்டத்தையும் கூட்டக் கூடாது. அது நாம் அடைய விரும்பும் இலக்குகள் மற்றும் குறிக்கோளுடன் தொடர்பு கொண்டதாக இருக்க வேண்டும். எனவே, அடுத்த முறை கூட்டம் ஒன்று கூட்டும் முன்பு 'இதற்கு நிகழ்ச்சி நிரல் உண்டா' என்ற கேள்வி கேட்க வேண்டும். இந்த கூட்டத்தில் இருந்து நாம் என்ன சாதிக்க விரும்புகிறோம் என்ற தெளிவு முக்கியம். இந்த கூட்டம் நடத்தவில்லை என்றால் என்ன தீமை ஏற்படும் என்று கேட்டுப் பார்த்துக் கொள்ளலாம். நிகழ்ச்சி நிரலை எழுதி அதனுடன் கால அவகாசமும் குறிப்பிட வேண்டும். கூட்டங்கள் அந்த கால அவகாசத்தில் தொடங்கி அதற்குள் முடியவும் வேண்டும். நிகழ்ச்சி நிரலுக்கு பிரதான முக்கியத்துவம் அளித்தல் வேண்டும். கூட்டத்தில் கலந்து கொள்ளுவோர் அனைவரும் இந்த நிகழ்ச்சி நிரல் மற்றும் கூட்டம் கூட்டியதற்கான காரணம், கால அவகாசம், மற்றும் அதன் மூலம் அடைய விரும்பும் முடிவுகள் பற்றியும் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். ஆகவே கூட்டத்தில் கலந்து கொள்ளுவோருக்கு கூட்டம் தொடங்கும் முன்பே கூட்டம் பற்றி தெரிவிக்க வேண்டும். அப்போது அவர்கள் கூட்டத்தின் முக்கியத்துவம் புரிந்து அதற்கேற்ப தம்மைத் தயார்படுத்திக் கொண்டு வர இயலும். அப்போது நிச்சயம் நிகழ்ச்சி நிரல் வெற்றிகரமாக நிறைவேறும்.
2. கூட்டத்திற்கு சரியான நபர்களை அழைத்தல்
யார் யார் இந்த கூட்டத்தில் கலந்து கொள்ள வேண்டும் என்று முன்கூட்டியே தீர்மானிக்க வேண்டும். நல்ல தீர்வு தரவல்ல கூட்டம் அதிகபட்சம் 8 முதல் 9 பேர் வரை கலந்து கொள்ளுவதாக இருக்கும். அதிக நபர்கள் என்றால் அதிக குழப்பம் என்று புரிந்து கொள்ளலாம். விவாதம் நீர்த்துப் போகும். தீர்வு மரித்துப் போகும். அதிக மக்கள் கலந்து கொள்ளும் ஒரு கூட்டம் சந்தைக்கடை போலத்தான் இருக்கும். அப்படியான கூட்டங்களில் இருந்து எந்த நல்ல முடிவும் எதிர்பார்த்து விட முடியாது.
3. கூட்டத்தின் தொடக்கம்
கூட்டத்திற்கு வந்துள்ள நபர்களை மதித்து பிறருக்கு அறிமுகம் செய்து அவர்களை வரவேற்க வேண்டும். சமயம் எடுத்து கூட்டம் பற்றிய நோக்கத்தை விளக்க வேண்டும். கூட்டத்தில் நடக்கும் விவாதங்களை நல்ல விஷயங்களை திறன் படைத்த ஒருவரைக் கண்டறிந்து அவரை குறிப்பு எடுக்க சொல்ல வேண்டும். கூட்டம் தொடங்கிய உடனேயே கூட்டத் தலைவர் சில அடிப்படை விதிகளை எடுத்து முன்வைக்க வேண்டும். "நான் நீங்கள் ஒவ்வொருவர் பேசுவதையும் கவனிப்பேன். எல்லோருக்கும் வாய்ப்புகள் வழங்கப்படும். யார் பேசும் போதும் குறுக்கீடு செய்ய மாட்டேன். நான் உட்பட யாரும் கூட்டத்தின் போது கைப்பேசிகளை உபயோகப் படுத்த மாட்டேன்." இப்படி சொல்லி விட்டால் எல்லோருமே அந்த கூட்ட விதிகளை கடைபிடிக்கக்கூடும்.
4. தலைவர் எல்லோருக்கும் சாதகமாக இருத்தல்
கூட்டத்தின் தலைவர் எல்லோரும் சமமாக பங்கேற்கும் விதத்தில் சாதகமாக இருத்தல் மிக முக்கியம். எனவே, அவர் குறைவாகப் பேசி, நிறைய கேட்கும் இயல்பை கடைபிடிக்க வேண்டும். பெரும்பாலான கூட்டங்களில் 20% மக்கள் கூட்டத்தின் 80% நேரம் பேசுவர். அப்படியானால் பிறர் வெறுமனே அமர்ந்து பார்வையாளராகவே இருக்க நேரிடும். இது ஒரு பெரிய நோய் போல. இது கூட்டங்களை கொன்று விடும். தீர்வுகள் பிறக்காமல் நேரத்தை தின்று விடும். கூட்டத்தின் தலைவர் எல்லோருமே தமது யோசனைகளை வழங்க வேண்டும் என்று ஊக்குவிக்க வேண்டும். முடிவுகள் எடுக்கப்படும் முன்பு எல்லோரும் தமது யோசனைகளை தெரிவித்து விட்டார்களா என்றும் எடுக்கப்படும் முடிவுக்கு சம்மதம் தானா என்று தெரிவிக்க வேண்டும். அதற்கு தலைவரே முழு பொறுப்பு.
5. ஆரோக்கியமான விவாதம்
ஒரு யோசனை அல்லது கருத்து விரிவாக விவாதிக்கப்பட வேண்டும். பயனற்ற கூட்டங்கள் தலைவர் சொல்லுவதை விவாதம் இன்றி அப்படியே ஏற்கும். நல்லதொரு கூட்டம் என்பது அனைவரும் விவாதித்து பேசி நல்ல முடிவுக்கு வருவதாக இருக்கும்.
6. நேரம் கடைபிடித்தல்
நேரம் என்பது உயிர் போன்றது. போனால் வராது. பிறரின் நேரம் மிகவும் போற்றத்தக்கது. அதனை வீணடிக்க யாருக்கும் உரிமை கிடையாது. கூட்டங்கள் சரியான நேரத்தில் தொடங்கி சரியான நேரத்தில் முடிய வேண்டும். தாமதமாக வருவோருக்கு காத்திருக்க வேண்டிய அவசியம் இல்லை. சரியான நேரத்திற்கு வந்திருக்கும் நபர்கள் மதிக்கப்பட வேண்டும். போற்றப்பட வேண்டும்.
7. செயல்பாடுடன் கூட்டம் நிறைவு பெற வேண்டும்
நிகழ்ச்சி நிரல் ஒரு முறை சரிபார்க்கப்பட வேண்டும் எல்லா விஷயங்களும் கூட்டத்தில் விவாதத்திற்கு எடுத்துக் கொள்ளப்பட்டுள்ளதா என்று கவனிக்க வேண்டும். கூட்டம் நிறைவு பெறும் முன்பு சரியான முடிவு எடுக்கப்பட்டு இருக்க வேண்டும். அது எல்லோராலும் ஏற்றுக் கொண்டதாக இருக்க வேண்டும். கூட்டத்தில் கலந்து கொண்ட அனைவருக்கும் நன்றி சொல்ல வேண்டும். கூட்டத்தில் பேசப்பட்ட விவாதிக்கப்பட்ட அனைத்து விஷயங்களும் குறிப்பு எடுக்கப்பட்டு அனைவருக்கும் பகிரப்பட்ட வேண்டும்.
பலர் கூட்டங்கள் என்றாலே கூடுதல், சாடுதல் மற்றும் நன்றாக சாப்பிட்டு விட்டு ஓடுதல் என்று கேலி பேசக்கூடும். எனவே, நமது கூட்டங்கள் வித்தியாசமான முறையில் சிறப்பான ஒன்றாக இருக்க வேண்டும். கூட்டங்கள் நல்ல முடிவுகள் எடுக்க உதவ வேண்டும்.
அப்படி நல்ல கூட்டங்கள் விரும்பும் எவருமே மேற்சொன்ன பொன்னான விதிகளை கடைபிடித்தால் நன்மையே. நல்ல கூட்டங்கள் மீண்டும் கூட்டங்களில் பங்கேற்க வைக்கும். கூட்டங்கள் நல்ல மகிழ்ச்சி தர வேண்டுமே ஒழிய ஏமாற்றத்தையும் வெறுப்பையும் தந்து விடக்கூடாது. என்ன சரி தானே?
